Tips bij het opslaan van oude archieven

Geplaatst op 25 november 2019

Een archief opslaan: klinkt misschien eenvoudig, maar is een hele klus. Je kunt het uitbesteden aan een bedrijf als Karmac Facilitair. Dat raden wij ook aan, omdat je dan zeker weet dat het goed komt met je oude archief. Wil je het toch liever zelf doen? Lees dan de onderstaande tips eens door zodat je vooraf weet waar je rekening mee moet houden.

Opslagmedium

Het eerste waar je rekening mee moet houden is het opslagmedium dat je gebruikt voor de archieven. Omdat ze voor een lange periode worden opgeslagen, moet je een type medium kiezen dat net zo lang meegaat als jouw bewaarbeleid voorschrijft.

Tapes hebben de neiging om na verloop van tijd gedemagnetiseerd te raken, wat kan leiden tot dataverlies. Als gevolg hiervan worden tapes beoordeeld op basis van hun duurzaamheid. Een tape van goede kwaliteit moet 10 jaar of langer meegaan. Optische opslagmedia gaan daarentegen oneindig lang mee.

Opslagapparaat

Een andere belangrijke overweging is of het opslagapparaat dat je gebruikt voor de archieven over een paar jaar toegankelijk zal zijn. Zo zijn bijvoorbeeld tegenwoordig 20 jaar oude archieven op Zip-disks op dit moment bijna niet meer te gebruiken. Destijds waren ze een goede keuze, omdat ze relatief goedkoop waren en je ‘maar liefst’ 100 MB aan gegevens op een enkele schijf kon plaatsen.

Helaas is er geen manier om te voorspellen welke soorten opslagapparaten de tand des tijds zullen doorstaan. Toch is het belangrijk om te proberen om die te kiezen die de beste kans hebben om op de lange termijn ondersteund te worden.

Gebruiksvriendelijkheid van de gegevens

Een groot probleem is de archivering van gegevens in een verouderd formaat. Om dit soort situaties te voorkomen, kan het nuttig zijn om niet alleen gegevens te archiveren, maar ook kopieën van de installatiemedia voor de applicaties die de gegevens hebben gemaakt. Als je deze aanpak gebruikt, vergeet dan niet om ook kopieën van eventuele noodzakelijke licentiesleutels te archiveren.

Selectieve archivering

Bedenk wat er gearchiveerd moet worden. Je wilt waarschijnlijk het liefst al je gegevens archiveren – maar niet alle gegevens zijn even belangrijk. Je wilt bijvoorbeeld de financiële gegevens waarschijnlijk voor onbepaalde tijd archiveren, maar is het echt noodzakelijk om je telefoongesprekken tot in de eeuwigheid te bewaren? Bepaal welke soorten gegevens er in jouw organisatie aanwezig zijn en wat de nuttige levensduur is voor elk gegevenstype. Ontwerp vervolgens het archiefbeleid er omheen.